Welches CMS passt am besten? Kriterien zur Auswahl von CMS-Systemen. Teil 3: Erweiterbarkeit, Integration, Skalierbarkeit und Kosten
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Erweiterbarkeit, Skalierbarkeit und Integrationsfähigkeit
Die Anforderungen der Märkte waren schon seit jeher einem ständigen Wandel unterzogen und seitdem müssen Unternehmen auf sich ändernde Anforderungen reagieren. Die zunehmende Digitalisierung hat diesen Prozess in den letzten Jahren zunehmend beschleunigt, so dass Unternehmen heute auf ein völlig verändertes, digitales Umfeld treffen als noch vor einigen Jahren. Auch in Zukunft werden sich die Rahmenbedingungen für Ihr Geschäftsmodell ändern. Zwangsläufig hat dies auch Auswirkungen auf die Auswahl einer geeigneten Content Management Software.
Wie bereits einleitend erwähnt, ist es in frühen Projektphasen häufig schwer möglich, alle Anforderungen exakt zu definieren. Stellen sich gewisse Anforderungen erst in späten Projektphasen oder gar im laufenden Betrieb heraus, ist in der Regel bereits viel Geld investiert worden. Ein Projektabbruch ist immer mit hohen Kosten verbunden. Und ist die Entscheidung für ein System erstmal gefallen, soll es in aller Regel über mehrere Jahre genutzt werden. Die Barrieren für einen Systemwechsel liegen dann tatsächlich sehr hoch.
Was bedeutet dies für die Auswahl Ihres CMS-Systems? Achten Sie darauf, dass das System flexibel an Ihre speziellen Bedürfnisse angepasst werden kann und dass zudem nachträgliche Erweiterungen des Funktionsumfangs möglich sind. Die damit verbunden Flexibilität schafft die benötigte Investitionssicherheit.
Neben der flexiblen Anpassung der Funktionen an eigene oder sich ändernde Bedürfnisse sind in diesem Zusammenhang auch die Faktoren Integrationsfähigkeit und Skalierbarkeit von hoher Bedeutung. Für zahlreiche Anwendungsfälle werden Daten aus Fremdsystemen benötigt. Und was ist, wenn Ihre Webseite wächst? Mehr Traffic ist nur ein Grund zur Freunde, wenn das CMS mit den gestiegenen Anforderungen mithalten kann! Eine Lastverteilung auf mehrere Anwendungen und / oder Server stellen mögliche Lösungen dar. Dies ist jedoch nicht mit allen Systemen im gleiche Maße und / oder zu gleichen Kosten möglich.
Diese Fragen sollten Sie sich stellen
- Welche der benötigten Funktionen stellt das CMS out-of-the-box bereit?
- Können projektspezifische Anpassungen vorgenommen werden?
- Kann der Funktionsumfang in Zukunft erweitert werden (z.B. modularer Aufbau)?
- Wird das System kontinuierliche weiterentwickelt, z.B. neue Funktionsmodule?
- Gibt es regelmäßige Updates und Builds zum Bugfixing?
- Wer kann Anpassungen vornehmen? Nur der Hersteller oder auch Ihre Techniker?
- Sind in diesem Zusammenhang entsprechende Customization Points vorhanden?
- Was passiert mit eigenen Anpassungen bei System-Updates?
- Wünschen Sie (und gibt es) Support für technische Fragen oder Bugfixing?
- Wie wird höchstmögliche Skalierbarkeit sichergestellt?
- Mit welchen Systemen muss Ihr neues CMS kommunizieren?
- Welche Schnittstellen und Möglichkeiten des Datenaustauschs gibt es?
Preise und Kosten
Wenn Sie sich bereits mit der Auswahl eines geeigneten Content Management Systems befasst haben, ist Ihnen bereits aufgefallen, dass die Preise für die Anschaffung je nach Anbieter / System sehr stark variieren. Die Spanne reicht dabei von kostenlos bis hin zu mehreren Zehntausend Euro. In diesem Kontext ist jedoch zu bedenken, dass der Kaufpreis nur einen Teil der Kosten – über die gesamte Laufzeit wohl den geringeren Teil der Kosten - verursacht.
Folgende Abbildung verdeutlicht, dass gerade die Themen Erweiterung, Anpassung und Skalierbarkeit im engen Zusammenhang mit den zu erwartenden Kosten stehen:
Abbildung: die Cluster Kosten und Sicherheit weisen hohe Überschneidungen / Abhängigkeiten auf
Neben den etwaigen Lizenzkosten fallen Kosten im Rahmen eines CMS insbesondere in folgenden Bereichen an:
- Hosting
- Implementierung / Integration
- Anpassung
- Erhaltung und Pflege
- Erweiterung
- Betrieb und Bedienung
Bedenkt man die gegebene Kostenverteilung, wird klar, dass auch kostenlos erhältliche System nicht gleichbedeutend mit „keine Kosten“ sind. Kosten werden Ihnen im Zusammenhang mit einem CMS immer entstehen. Dabei lässt sich – zumindest im Zusammenhang mit professionellen Business CMS - kein Grenzwert festlegen, wie hoch die Gesamtkosten, geschweige denn ein vernünftiger Kaufpreis sein dürfen. Anstelle des nominalen Kaufpreises, sollte das Preis- / Leistungsverhältnis vor dem Hintergrund Ihrer Anforderungen beurteilt werden. Die zu erwartenden Kosten sollten dem „Nutzen“ der einzelnen CMS gegenübergestellt werden.
Dabei hängen Kosten und Erlöse insbesondere davon ab, wie und mit welchem Aufwand das in Frage kommende CMS wichtige Anforderungen erfüllt. Ebenso spielt die Frage eine Rolle, wie verschiedene CMS die definierten Use Cases bewältigen und die Erreichung definierter Ziele unterstützen.
Beispiel: Aufgrund einer schlechten Integrations- und Anpassungsfähigkeit des CMS (siehe vorhergehender Punkt) benötigen Sie einen zusätzlichen Techniker...die zusätzlichen Kosten sind einfach auszurechnen. Schwieriger ist im Vorfeld oft die Beurteilung, der Kriterien – z.B. Integrationsfähigkeit, Flexibilität usw. – selbst. In diesem Zusammenhang sollten Sie insbesondere auf Faktoren wie modularen Aufbau, eigene Customization Möglichkeiten (inkl. entsprechender Customization Points) sowie die angebotenen Formate zum Datenaustausch (z.B. XML) oder bereits fertig bereitgestellte Konnektoren achten.
Diese Fragen sollten Sie sich stellen
- Wie hoch sind die Anschaffungskosten?
- Wie hoch sind die Kosten für Implementierung, Wartung und Erhaltung?
- Wie zeitaufwändig sind einzelne Systeme im Vergleich zueinander?
- Entspricht das Abrechnungsmodell Ihren Erwartungen?
- Welche Kosten entstehen, wenn weitere Installationen und / oder Server benötigt werden?
- Welche weiteren Kosten entstehen für Support und Updates?
- Müssen künftige, neue Funktionen und Module erworben werden oder sind sie inbegriffen?
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