Welches CMS passt am besten? Kriterien zur Auswahl von CMS-Systemen. Teil 1: Bedienung und Workflows
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Wer bereits einmal die Einführung eines CMS begleitet hat, weiß: selbst in kleineren oder mittleren Unternehmen, ist die Einführung eines CMS durch ein hohes Maß an Komplexität gekennzeichnet.
Die Folge ist, dass Anforderungen an das CMS in der Konzeptionsphase nicht beschrieben werden oder gar beschrieben werden können. Am Ende entspricht das gewählte CMS den Anforderungen dann oft nicht. Doch woher rührt dieser hohe Grad an Komplexität? Und wie finden Sie das für Sie beste CMS?
Mit unserer Serie „Welches CMS passt am besten zu mir?“ möchten wir Ihnen eine Hilfestellung zur Definition von Anforderungen sowie zur Auswahl und Bewertung geeigneter Kriterien geben. In Teil 1 geht es zunächst um die Frage, „was macht die CMS-Auswahl so komplex?“, anschließend werden die wichtigen Kriterien „einfache Bedienung“ und „redaktionelle Workflows beschrieben“.
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Warum ist die Auswahl von CMS-Systemen so komplex?
Zunehmend komplexes Umfeld
Die Digitalisierung durchdringt mit immer schnellerer Geschwindigkeit einen immer größeren Bereich unseres alltäglichen Lebens. In der Altersgruppe der 10 – 49 Jährigen beträgt die Online-Penetration laut AGOF Internetfacts 05-2015 deutlich über neunzig Prozent.
Bereits mehr als die Hälfte aller Internetnutzer weisen heute eine Nutzungserfahrung von mehr als zehn Jahren auf und zuletzt ist insbesondere der Anteil der mobilen Internetnutzung immer weiter gestiegen. Laut Statista nutzen 2014 circa neunundsechzig Prozent der Nutzer mobiles Internet.
Das Internet wird – insbesondere in den jüngeren Zielgruppen – zunehmend zum Leitmedium. So weist die ARD/ZDF Online-Studie für das jüngste Zielgruppen-Segment der 14 – 29 Jährigen eine tägliche Nutzungsdauer von 233 Minuten aus, mehr als für jede andere Mediengattung. Es ist zu erwarten, dass sich dieser Trend in Zukunft für alle Altersgruppen fortsetzt. Hinsichtlich der genutzten Anwendungen kommt laut der zitierten Studie dem Suchen von Informationen – meist über Suchmaschinen – noch immer eine übergeordnete Bedeutung zu. Aber auch die Nutzung von Apps und Sozialen Netzwerken spielt eine zunehmend wichtige Rolle.
Für Unternehmen bedeutet dies heute, dass das Internet und somit auch ein geeignetes Content Management System zunehmend zum kritischen Erfolgsfaktor wird. Dabei wirkt insbesondere die zunehmende Anzahl internetfähiger Geräte sowie die hohe Anzahl möglicher Kanäle und Touchpoints als Komplexitätstreiber. Der Nutzer von heute und morgen möchte Informationen jederzeit mit dem Gerät SEINER Wahl abrufen und bequem konsumieren können. Hinzu kommt eine verstärkte Nutzung unterschiedlicher Kanäle inklusive Apps und verschiedener sozialer Netze. Die Vermittlung eines positiven Nutzungserlebnis‘ auf allen Geräten und Kanälen sowie ein konsistenter Markenauftritt sind in diesem Umfeld entscheidende Faktoren und müssen durch ein Content Management System bestmöglich unterstützt werden.
Zunehmende Anzahl Stakeholder und Fremdsysteme
An der Umsetzung entsprechender, digitaler Unternehmensstrategien ist heute eine Vielzahl unterschiedlicher Abteilungen beteiligt. Im Zusammenhang mit Content Management Systemen bedeutet dies, dass ein wachsender Kreis an Stakeholder von der Implementierung des CMS betroffen ist. Neben Redaktion und IT sind insbesondere Personen aus dem Bereich Marketing in die CMS-Auswahl involviert. Gerade sie spielen eine zunehmende Rolle im Auswahlprozess oder liefern oft den Impuls für die Auswahl eines (neuen) CMS. Nicht die alleinige Verwaltung von Inhalten, sondern vielmehr die Umsetzung digitaler Geschäftsstrategien und -modelle steht dabei im Vordergrund. Hierzu werden zunehmend Daten aus unterschiedlichen Quellen / Systemen, sei es aus CRM- oder ERP-Systemen, benötigt. Ein Faktor, der auch die technische Komplexität deutlich erhöht. In der Folge kommt es nicht selten zu Auseinandersetzungen zwischen IT und Marketing bezüglich den technischen Anforderungen der IT einerseits und den oft recht ungenauen Vorstellungen des Marketings andererseits.
Das Dilemma: Oft konfliktbehaftete Anforderungen verschiedenster Stakeholder sollen erfasst und berücksichtigt werden. Neben der Fähigkeit Anforderungen exakt zu definieren und zu priorisieren, ist hier insbesondere eine hohe technologische Kompetenz gefordert.
Umfangreiches Angebot an Produkten und Anbieter
Die Anzahl der am Markt befindlichen Anbieter und System lässt sich schwer beziffern. Wirft man einen kurzen Blick auf die Seite www.w3techs.com ist ersichtlich, dass es sich wohl um mehrere hundert Systeme, teils Open Source, teil proprietär, handeln muss. Welcher Anbieter in dieser Masse für Sie am passendsten ist, können nur Sie vor dem Hintergrund Ihrer klar definierten Anforderungen entscheiden.
Kriterien zur Auswahl von CMS-Systemen – Einfache Bedienung und redaktionelle Workflows
Einfache Content-Produktion und Optimierung
Wie eine von contentXXL durchgeführte Umfrage unter CMS-Nutzern belegt, ist die einfache Bedienung neben dem Funktionsumfang über alle Berufsgruppen hinweg betrachtet, das wichtigste Kriterium in Bezug auf ein Content Management System. Dies gilt insbesondere für den Bereich der Content-Erstellung und –Optimierung. 83% der befragten Redakteure nannten dies als wichtigstes Kriterium. Mehr als jede andere Gruppe! Bedenkt man, dass Ihre Redakteure das System tagtäglich nutzen, wird die immense Bedeutung dieses Faktors klar: Sie möchten Ihren Job effektiv und unabhängig (z.B. von der Technik) erledigen. Das gewählte CMS muss dies bestens ermöglichen.
Neben einfachen Tools zur Erstellung und Verwaltung von Inhalten und Medien spielt hier auch die Optimierung der erstellten Inhalte eine wesentliche Rolle. Inhalte – sowohl Texte wie auch Bilder und andere Ressourcen – müssen bestmöglich für Menschen und Suchmaschinen aufbereitet werden. Hierzu sollte ein gutes CMS einfach zu bedienende Tools bereitstellen.
Diese Fragen sollten Sie sich stellen
- Wie einfach können neue Seiten und multimediale Inhalte erzeugt werden?
- Können Seiten und Inhalte einfach für mehrsprachige Auftritte lokalisiert werden?
- Können Inhalte einfach und sinnvoll miteinander verknüpft werden?
- Kann Content einfach an verschiedenen Stellen wiederverwendet werden?
- Sollen Inhalte für spezielle Zielgruppen personalisiert werden?
- Welche Möglichkeiten zur Optimierung der Inhalte – inkl. SEO – stehen zur Verfügung?
Für das Erstellen von Seiten sind in der Regel Templates (Seitenvorlagen) erforderlich. Hier sollten Sie sich und vor allem die für Sie relevanten Anbieter die Frage stellen, wie diese erstellt werden und welche Maßnahmen die Erstellung erleichtern. Denkbar in diesem Zusammenhang sind zum Bespiel Drag & Drop – Funktionalitäten, fertige Seiten- oder Modul-Templates, entsprechende Dokumentationen und ähnliches.
Hinsichtlich der Erstellung der Inhalte sind einfache Funktionen zur Verwaltung von Texten (z.B. WYSIWYG-Editor oder direktes editieren auf der Website) und Ressourcen (Ressourcen- bzw. Medienmanager) gefragt. Auch andere Elemente wie Links oder Funktionsmodule sollten sich ohne Programmierkenntnisse integrieren lassen.
Die einfache Wiederverwendung von Inhalten kann Zeit und Kosten sparen! Achten Sie auf die Möglichkeit Content mehrfach verwenden zu können. Wenn Sie mehrere Portale betreiben, kann hierbei auch die Verwendung über Portalgrenzen hinweg interessant sein – hierfür kommen mandantenfähige Systeme zum Einsatz. Mandantenfähigkeit bedeutet, dass verschiedene Portale mit einem System verwaltet werden können.
Wollen Sie Inhalte personalisieren? Dann informieren Sie sich, welche Möglichkeiten das CMS bietet. Die Möglichkeiten reichen von keiner Personalisierung über Personalisierung für angemeldete Nutzer bis hin zu einer sehr detaillierten Personalisierung selbst für anonyme User. Die Personalisierung von Inhalten kann einen wichtigen Beitrag zum positiven Kundenerlebnis leisten und die Conversion-Rate positiv beeinflussen.
Lassen Sie sich jedoch auch nicht vom Buzz-Word „Personalisierung“ blenden, sondern überlegen Sie, was für Sie Sinn macht. Hier empfiehlt sich unter Umständen auch ein Content Audit, um zu prüfen, welche Inhalte vorhanden sind: Wenn Sie Segmente mit unterschiedlichen Inhalten ansprechen wollen, ist dies in der Regel mit höherem Aufwand in der Content Produktion verbunden. Sind entsprechende Inhalte vorhanden? Die Erstellung differenzierter Inhalte für einzelne Segmente / Personas wird oft unterschätzt. Auch wird es Fälle geben, in denen der generierte Mehrwert höchstens gering oder sogar nicht vorhanden ist.
Das CMS sollte dringend Funktionen bereitstellen, die die Optimierung von Inhalten – sowohl für Menschen wie auch für Maschinen – zulassen. Hinsichtlich der SEO-Optimierung spielt vor allem die einfache Anpassung von Title und Meta-Angaben (Description, Canonical URL usw.) eine Rolle. Aber auch sprechende URLs, interne Verlinkungen und integrierte Textoptimierung sind in diesem Zusammenhang von Bedeutung.
Textoptimierung ist außerdem für den Leser unerlässlich. Hierzu sind Funktionen zur Überprüfung von Rechtschreibung und Textverständlichkeit geeignet.
Workflow und Prozesse
Ein optimaler redaktioneller Workflow ist generell wichtig, gewinnt jedoch insbesondere an Bedeutung, wenn mehrere Personen – unter Umständen aus verschiedenen Bereichen und Abteilungen – an einer Website arbeiten müssen. Ein Szenario, dass gerade in größeren Unternehmen absolut üblich ist.
Neben organisatorischen Aspekten der Zusammenarbeit stehen hier in der Regel auch Fragen zu Themen wie Sicherheit und Qualitätsmanagement im Raum. Ein gutes Content Management System unterstützt die Zusammenarbeit und Abläufe mit durchdachten redaktionellen Workflows.
Diese Fragen sollten Sie sich stellen
- Bietet das CMS eine granulare Rollen- und Rechteverwaltung?
- Können eigene Rollen definiert und mit Rechten versehen werden?
- Können im Rahmen der Rechteverwaltung Freigabeprozesse integriert werden?
- Welche Funktionen zur Unterstützung der Teamarbeit bietet das CMS?
- Bietet das CMS die Möglichkeit Inhalte zu versionieren?
- Können Workflows angepasst oder selbständig definiert werden?
- Sollen gewisse Workflows automatisiert werden und in welchem Maße ist dies möglich?
weiter mit Teil 2 - Auswahlkriterien von CMS-Systemen: Mulit-Device- und Multi-Publishing-Funktionen
Informationen über das contentXXL Web-CMS
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